1. Establecer Prioridades de Proyectos
a. Hacer una lista de los proyectos que requieran de su esfuerzo inmediato.
b. Hacer una lista de los proyectos que usted debe realizar, pero que puede posponer.
c. Hacer una lista de proyectos el cual usted es responsable pero puede ser asignado a otra persona,
d. No cometa el error de efectuar siempre las tareas que más le gustan.
e. Asigne prioridades de acuerdo a su concordancia con sus objetivos y metas.
f. Los proyectos que demuestren beneficios significativos al crecimiento de la empresa son de alta prioridad.
b. Hacer una lista de los proyectos que usted debe realizar, pero que puede posponer.
c. Hacer una lista de proyectos el cual usted es responsable pero puede ser asignado a otra persona,
d. No cometa el error de efectuar siempre las tareas que más le gustan.
e. Asigne prioridades de acuerdo a su concordancia con sus objetivos y metas.
f. Los proyectos que demuestren beneficios significativos al crecimiento de la empresa son de alta prioridad.
2. Recuerde que la Perfección es un Ideal
Aunque usted desee ser perfecto en todo lo que haga, esa meta es irreal. Se pierde mucho tiempo trabajando más de lo necesario en algunos proyectos y se traduce en disminución de los resultados.
“Cuando el proyecto cumpla su cometido déjelo y pase a otro”.
“Cuando el proyecto cumpla su cometido déjelo y pase a otro”.
3. Establecer un Sistema para Manejo de Documentos
a. Leer y volver a leer los mismos documentos consumen tiempo y es innecesario.
b. Insista en ver la correspondencia una sola vez.
c. Enseñe a su secretaria a separar la correspondencia según importancia y urgencia.
d. Utilice los dispositivos ahorradores de tiempo como grabadores, reproductores de cassettes y videos, computadoras.
4. Aproveche de Manera Efectiva las Reuniones. Los Comités y Asambleas
a. Deben ser productivas y aportar beneficios significativos al funcionamiento de la empresa.
b. Recuerde que no es la reunión lo que hace perder tiempo sino las personas que la conduce.
c. Las reuniones no deben ser programadas por tradición muchas veces no hay razón para celebrar una reunión.
d. Preparar el Orden del Día con anticipación y distribúyalo entre aquellos que asistirán a la reunión.
e.Comience y termine a la hora prevista.
5. Mejore las Comunicaciones
a. Comunicarse de manera efectiva requiere del desarrollo de cualidades de comunicación en los campos de redacción, la lectura, la oratoria y el arte de escuchar.
b. Se ahorra mucho tiempo cuando los comunicadores son claros y comprendidos.
c. La mayoría de los gerentes tienden a hablar y no escuchar. Es escuchando como nos enteramos .que piensan y sienten las otras personas.
d. Finalice discusiones que ya cumplieron con sus objetivos.
6. Mejore los Hábitos de Trabajo
a. Establezca horas para comenzar y terminar su día de trabajo (Cúmplalas en la medida de lo posible).
b. Aproveche al máximo sus períodos de mayor energía para resolver los problemas más urgentes.
c. No malgaste su tiempo por visitas y llamadas imprevistas, enseñe a su secretaria a seleccionarlas y dirigirlas a las personas que tienen responsabilidad directa sobre la materia,
d. Planifique su día de trabajo y comuníqueselo a sus empleados y socios.
e. Es importante respetar en lo posible el “tiempo privado.
7. Delegue para Ahorrar Tiempo
a. Se mejora la efectividad y se ahorra tiempo delegando algunas tareas a sus subalternos.
b. El subalterno requerirá una autoridad acorde a la responsabilidad delegada.
c. Se debe explicar claramente los resultados que deben ser logrados y la fecha prevista para el cumplimiento de la tarea.
d. Se necesita tiempo para desarrollar subalternos capaces y bien adiestrados, pero este será compensado cuando en el futuro el subalterno libere al gerente de una parte de su carga de trabajo.
e. La falta de delegación es una de las causas principales de la pérdida de tiempo.
8. Realice una Auditoria de su Tiempo
a. Durante una semana desglose sus actividades en períodos de 15 minutos, puede alargar la auditoria hasta que vea emerger un "patrón de conducta".
b. Puede encontrarse con:
- Conversaciones prolongadas e inútiles.
- Demasiadas interrupciones imprevistas.
- Perder tiempo en ir a lugares dentro y fuera de la empresa.
- No cumplir con su plan de trabajo.
El hecho no es ahorrar el tiempo sino más bien como utilizar el tiempo ahorrando lo que produce progreso.
Solo usted podrá determinar si va gastar el tiempo o invertirlo sabiamente.
