Es ante todo un instrumento de comunicación funcional, por lo que está prohibido lo estrambótico o lo superfluo. La precisión, concisión, brevedad y orden funcional son cualidades básicas en la redacción de cartas comerciales pues el éxito de la empresa muchas veces depende de su correspondencia comercial.
Elementos de una Carta Comercial
1. Membrete: Es la identificación de la empresa u organismo público. Logotipo colocado en la parte alta del papel y acompañado del nombre de la empresa u organismo emisor. Puede estar colocado en la parte superior izquierda, centro o derecha del papel.
2. Lugar y Fecha: lugar, día, mes y año.
3. Receptor: Es el destinatario del mensaje Ejemplo:
Señor
Pedro Sandoval
Presidente de "Constructora Cata"
Su Despacho
4. Referencia (Ref)
Una vez identificado el receptor, se coloca la abreviatura Ref: al lado izquierdo generalmente. Es un aviso al receptor del tema que se va a tratar en la Carta.
Ejemplo: Ref. Solicitud de Empleo.
5. Saludo: Salta la cortesía del emisor hacia el receptor. Algunos son:
Estimado Señor Distinguido Colega Apreciado Amigo
Saludo Oficial:
Presidente de la República: Ciudadano Presidente. Ministro: Honorable Senador. Religioso Papa: Santísimo Padre, Su Santidad. Hermana: Reverenda Hermana.
6. Inicio del mensaje
7. Cuerpo del mensaje
8. Final del mensaje: Es un recordatorio al receptor. Ejemplos:
Quedamos esperando su atenta respuesta. Quedo a sus gratas órdenes.
9. Despedida: Es una palabra o frase sencilla de cortesía, se coloca en la parte inferior izquierda del papel. Ejemplos:
Atentamente, Cordialmente, Me despido de usted.
10. Firma: En la parte central inferior, se coloca el nombre completo del emisor en forma legible, y debajo el cargo que desempeña.
11. En el lado izquierdo inferior se colocan las iniciales que identifican al emisor y de quién redactó la carta, en mayúscula y minúscula respectivamente.
EMISOR: Renata Strohall
Mecanógrafa: Estela Lopez
AM/PM.
12. Anexos: En algunas oportunidades, la carta va acompañada de documentos importantes, que deben ser identificados como anexos.
