Al comenzar un escrito debe hacerse siete preguntas: ¿Qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Por Qué? ¿Para qué?. De esto depende que la persona que escriba lo realice de la mejor manera posible, y se adecué la estructuración del mensaje.
¿Qué? Es la pregunta básica es la que precede a la identificación del mensaje. ¿Qué es lo que se Quiere expresar? ¿Cuál es el mensaje que se va a enviar al receptor?
¿Quien? La respuesta a ésta pregunta la dan los dos polos de la comunicación, como son el emisor y el receptor. El mensaje debe estar plenamente adecuado a los dos sujetos. Si la redacción no se enfoca adecuadamente tomando en cuenta el punto de vista del receptor, corre el serio peligro de perder su eficacia y revertir en contra del emisor.
¿Cómo? Se trata aquí de cómo se va a enfocar la redacción del mensaje para que llegue al receptor con toda la eficacia necesaria y producir en él una reacción positiva al objeto buscado.
¿Cuándo? La respuesta a esta pregunta la da el momento en que se debe enviar el mensaje, es decir, el tiempo más oportuno para que surta el mayor efecto en el receptor.
¿Dónde? Es el lugar donde se envía el mensaje o hacia donde se dirige.
¿Por qué? Es el motivo del mensaje, la razón de la comunicación y la esencia misma del mensaje. Es el razonamiento que hace el emisor antes de comenzar el mensaje.
¿Para qué? Está aquí presente el propósito del mensaje. El emisor debe estar muy claro en saber lo que busca con su mensaje para poder canalizarlo adecuadamente.
Las respuestas a estas preguntas deben llevar al emisor a escribir con efectividad y así el mensaje llegue al receptor con la precisión necesaria, es por esto que la comunicación escrita debe estar revestido de ciertas cualidades básicas tales como: claridad, orden funcional, exactitud, ortografía, interés, las cuales estaremos tratando en los próximos artículos.
