Es una comunicación para dejar constancia de los actos, especialmente cuando se trata de ciertas reuniones de vital importancia para la empresa u organismo. La función de constancia la cumple el Acta, que generalmente sigue un modelo sencillo de redacción, adaptado a cualquier circunstancia, tanto en las empresas privadas como en los organismos públicos.
En la redacción del acta se debe ser muy explícita y exacta en los términos utilizados pues cualquier falta de claridad y precisión, son motivos de grandes inconvenientes. Por su uso frecuente, es muy importante su redacción.
ELEMENTOS DE UN ACTA:
- Nº de acta
- Fecha de reunión
- Reunión ordinaria o extraordinaria
- Identificación de la persona que presidió la reunión.
- Asistentes – nº de asistencia (Constancia del "quorum" reglamentario)
- Agenda del día o puntos a tratar
- Puntos tratados – discusión
- Puntos acordados
- Firmas de asistentes
-Cierre de acta
-Sellos
EJEMPLO DE MODELO DE ACTA
APERTURA
El libro consta de doscientos (200) folios útiles que serán destinados para acopiar las deliberaciones que resulten de la celebración de reuniones ordinarias y extraordinarias de la directiva………….
En el estado Portuguesa; a los x días del mes x de año x.
Firma secretario
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En el día de hoy martes xx/xx/xx a las x:xx horas se realizo la ‘n’ reunión (ordinaria o extraordinaria) de la directiva……….. La misma se hizo en las instalaciones de la empresa específicamente en la sala de conferencias de las oficinas de la agropecuaria “Mi Jagüey” en Turen.
Dicha reunión fue presidida por (Nombre y Apellido) y se trataron los siguientes puntos:
a)
b)
c)
d) puntos varios.
(Se especifica las conclusiones)
A la reunión asistieron los srs. -……………
(Firman los asistentes)
Sin más que agregar se cierra esta acta
(Sello)
Estos modelos pueden ceñirse a lo estipulado en los reglamentos de la institución. El acta es un documento que queda para el futuro y servirá de consulta en casos de necesidad.
