La comunicación escrita debe ser explícita, clara, sin ambigüedad ni confusión. Las palabras deben tener el significado preciso recordando la frase "AL PAN PAN Y AL VINO VINO".
La redacción clara es el mejor instrumento para hacer llegar el mensaje al receptor los términos rebuscados son enemigos de la claridad porque se prestan al doble sentido. Igualmente las siglas deben ser explicadas en su primera utilización, pues de lo contrario se prestan a una mala interpretación por parte del receptor. Ejemplos Organización de Estados Americanos (O.E.A.).
El lenguaje empleado en la redacción debe ser común al emisor y receptor para producir el efecto eficaz en una forma rápida.
Las palabras homófonas son también obstáculos que se presentan en la redacción, sobre todo si se escriben mal. Es necesario tener un buen diccionario a mano para salirle al paso a este problema. La palabra homófona es aquella que tiene el mismo sonido, pero su escritura es diferente: Ej: ay (Dolor), hay (del verbo haber).
Claridad es precisión, un mensaje claro es inteligible a primera vista, cada vocablo debe ser utilizado con su significado exacto.
A la claridad del mensaje se opone la confusión creada por una ortografía defectuosa. Si una palabra se escribe mal, su significado cambia y se presta que el receptor le de otra interpretación de la que le quiso dar el emisor.
Ejemplo: El Ministro demostró en su discurso un basto conocimiento.
En ésta oración una letra (b), cambió todo el significado del mensaje. Se escribió mal la palabra vasto (extenso) y al colocarle una (b) se le dio una connotación peyorativa, puesto que basto significa ordinario y no extenso.
Así mismo, la puntuación es básica para imprimir claridad a la comunicación escrita, y los signos de puntuación son de importancia capital, la correcta observancia de las reglas gramaticales básicas sin las cuales es nefasto escribir cualquier mensaje.
