En la redacción el orden es una cualidad imprescindible, que no se puede sacrificar bajo ningún pretexto, de lo contrario, el mensaje pierde su estructura.
El orden es la jerarquización de las ideas de acuerdo a la importancia de cada una de ellas para el cumplimiento cabal y efectivo de los fines perseguidos por el emisor. Cualquier descuido en la redacción al colocar las ideas, hace que el mensaje pierda gradualmente el interés y, por tanto, el receptor desvié su atención.
Una redacción floja, desproporcionada y sin orden funcional choca inmediatamente a la vista del lector y puede producir un efecto totalmente contrario al deseado por el emisor. Antes de redactar es necesario hacer un ordenamiento de las ideas que se van a expresar, en este sentido, escriba notas sobre el tema. Anote palabras y frases claves, formule las ideas que se le ocurran, no se pregunte si la información que está escribiendo es útil. Deje eso para después.
El hacer un borrador de notas le permitirá:
- Comenzar.
- Anotar detalles antes que se le olviden.
- Descubrir lo que quiere decir.
- Economizar tiempo en la etapa final de la corrección.
El lenguaje debe ser directo, acertado y franco, lo que lleva a la exactitud y a la sencillez.
El mensaje es la idea principal que usted quiere transmitir. Es el que establece su propósito al escribir, es lo más importante que quiere que el lector recuerde. Al determinar el mensaje, el emisor obtendrá una perspectiva inmediata de la utilidad de las notas, algunas las eliminará porque no tienen relación con ese mensaje. Le parecerá que otras guardan poca relación con su mensaje, pero pueden ser útiles. Otras estarán íntimamente ligadas al mensaje que usted se dará cuenta que constituye el cuerpo del documento. Al identificar la idea que lo lleva a escribir el documento, habrá comenzado a estructurar el mismo.
Los mensajes se clasifican en dos grandes categorías:
- De Información: le indican al receptor el propósito informativo del documento.
- De Acción: le indican al lector qué, se propone, recomienda u ordena.
