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Metodo para manejar el tiempo adecuadamente

Planificar: Hacer una lista de objetivos a cumplir. Los expertos dicen que los minutos más productivos del día son los dedicados a planificar. Veinte minutos diarios de planificación ayudan a ahorrar una hora, hacerlo diariamente le ahorrará 5 horas a la semana, lo que significa 250 horas al año, más de 2 semanas extra de tiempo para alcanzar sus objetivos.


Priorizar: Decidir cuáles de ellos son los más importantes para que encabecen la lista. Ya que "nada es más fácil que estar ocupado, y nada más difícil que ser efectivo". Nunca se repetirá lo suficiente la frase: deben fijarse prioridades. Algunas personas llevan a término todas las tareas posibles que aparecen en su lista, logrando un elevado porcentaje de tareas realizadas, pero su efectividad es baja debido a que las tareas desempeñadas en su mayoría son de una prioridad C.


Colocar en agenda: Saber cuándo se hará cada uno de los puntos. La clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades.
Agenda basica para el Gerente


Hacer el seguimiento: Hacer las cosas de acuerdo con lo planeado y verificar los pasos de cada objetivo.No confunda buena administración del tiempo con apuro.


LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO

¿Cuándo fue la última vez que se marchó de su trabajo a la hora de salida sin sentirse culpable?
Un autor desconocido escribía en un portal de Internet la siguiente historia: "En días pasados, dado que mi automóvil estaba en el taller, Gabriel, el hijo menor de mi querido amigo Roberto, me llevó a mi casa.
Cuando le pregunté por su trabajo, me respondió: "Tranquilo, pero muy bien". "¿Por qué tranquilo?", le pregunté. Su respuesta me resultó muy interesante:
"Porque allá se entra muy puntualmente, pero se debe salir también a la hora precisa. Si te quedas a trabajar más tiempo, tu jefe empieza a dudar de tu capacidad y ofrece quitarte trabajo. El trabajo que se asigna es para realizarse dentro de las horas que debes permanecer en la oficina, y a la empresa le interesa que quienes trabajan ahí tengan una vida personal. Y esa vida personal empieza a las 6:30 pm".

Hoy en día, la gran discusión de los expertos laborales se centra en los horarios de trabajo que se han alterado en muchos países. Algunos afirman que el trabajo no debería sustituir jamás a la vida personal del trabajador, ya que la única posibilidad de encontrar el equilibrio necesario para que una persona sea sana en lo psicológico, emocional e intelectual, es que le dedique tanto tiempo a sus relaciones personales como a las laborales.

Las exigencias laborales -explican- se han vuelto muy demandantes. Algunas empresas han obligado a sus empleados a posponer su vida personal para un futuro que nunca llega y, lo que es peor, a renunciar a ella para sustituirla con la vida laboral, lo cual es absurdo.

Entre muchas otras cosas, expertos señalan en el artículo algunas de las cuestiones que deberían encender la alarma en cualquier institución o empresa, porque son síntomas de que algo anda mal. Estas son las siguientes:
Exceso de reuniones, particularmente de aquellas en las cuales se discute mucho pero no se llega a nada concreto.

Planes y proyectos muy bien elaborados que rara vez toman forma.

El premiar a quien permanece trabajando dos o tres horas después de la hora de salida. Eso sólo puede suceder por tres razones: Porque no le alcanza el tiempo (síntoma de ineficiencia o incapacidad por parte del trabajador). Porque se le ha asignado más trabajo del que debe tener ese puesto (síntoma de ineficiencia de la empresa o de quien asigna el trabajo). Porque hizo cosas ajenas al trabajo durante el tiempo de éste (deshonestidad del trabajador) y, por lo tanto, debe reponer tiempo perdido.

El que todos los ejecutivos o directivos deban estar siempre (a cualquier hora de cualquier día) disponibles, para lo cual se les obliga a cargar con un rastreador a donde vayan (celular, beeper, etcétera).

El que se reciban mensajes electrónicos oficiales escritos a altas horas de la noche o en la madrugada y/o durante fines de semana (tiempo que debe estar dedicado a la vida familiar) y desde sitios vacacionales o de descanso.
El que entre los empleados o directivos de los niveles superiores haya un índice muy alto de divorcios.

El que los familiares (principalmente esposa e hijos) de los trabajadores se quejen del tiempo excesivo que éstos le dedican a la empresa.

El que el único tema de discusión o conversación en las reuniones donde coinciden varias personas de la misma empresa, esté relacionado con el trabajo.

El que los trabajadores descubran que ir al cine, teatro, ópera, conciertos, museos o centros de diversión se ha vuelto una actividad excepcional en su vida.

El que el trabajo se convierta en algo agobiante y genere más estrés que satisfacción en quien lo realiza.
Como hemos podido apreciar, la administración del tiempo es hoy uno de los temas clave del mundo laboral, aunque la importancia de esta cuestión no es nueva en absoluto. "Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos". Esta cita no es de ningún autor contemporáneo, especialista en el manejo del tiempo, sino de uno de los más célebres escritores del siglo pasado, el francés Víctor Hugo.

El escritor argentino José Ingenieros lo expresó así: "Nada hay que iguale el valor del tiempo. El dinero mismo no puede comparársele, pues éste vuelve y aquél no; en una vida se pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no se puede recomenzar una vida".

El consultor Abel Cortese, quien trata este tema de manera más desarrollada en artículos de gerencia, en el portal para jóvenes profesionales ahoraque.com, ha señalado en sus escritos que si bien el tiempo es la dimensión en la que se crea y se utiliza el dinero, es mucho más: es la propia vida.

Todos tenemos la misma cantidad cada día, y sólo algunos saben sacarle verdadero partido. El tiempo no se puede ganar, pero sí se puede perder. Lo que debemos aspirar es a emplearlo mejor. Este es un principio muy importante: no podemos gestionar el tiempo, lo único que podemos hacer es gestionarnos a nosotros mismos en relación con el reloj; es decir, organizarnos inteligentemente. Para ello, debemos comenzar por comprender dos puntos importantes:
El tiempo es el único bien real que tenemos.

El tiempo no es algo vago, general: es el ahora, es el presente, es el hoy.
Una vez pasado, no se puede volver a tener; se va para siempre. El tiempo, usado con acierto, nos puede proporcionar no sólo dinero, sino, además, la realización de nuestros sueños y el logro de nuestros objetivos.

PASOS PARA MEJORAR EL EMPLEO DEL TIEMPO

1. Establecer Prioridades de Proyectos
a. Hacer una lista de los proyectos que requieran de su esfuerzo inmediato.
b. Hacer una lista de los proyectos que usted debe realizar, pero que puede posponer.
c. Hacer una lista de proyectos el cual usted es responsable pero puede ser asignado a otra persona,
d. No cometa el error de efectuar siempre las tareas que más le gustan.
e. Asigne prioridades de acuerdo a su concordancia con sus objetivos y metas.
f. Los proyectos que demuestren beneficios significativos al crecimiento de la empresa son de alta prioridad.

2. Recuerde que la Perfección es un Ideal
Aunque usted desee ser perfecto en todo lo que haga, esa meta es irreal. Se pierde mucho tiempo trabajando más de lo necesario en algunos proyectos y se traduce en disminución de los resultados.
“Cuando el proyecto cumpla su cometido déjelo y pase a otro”.

3. Establecer un Sistema para Manejo de Documentos
a. Leer y volver a leer los mismos documentos consumen tiempo y es innecesario.
b. Insista en ver la correspondencia una sola vez.
c. Enseñe a su secretaria a separar la correspondencia según importancia y urgencia.
d. Utilice los dispositivos ahorradores de tiempo como grabadores, reproductores de cassettes y videos, computadoras.

4. Aproveche de Manera Efectiva las Reuniones. Los Comités y Asambleas
a. Deben ser productivas y aportar beneficios significativos al funcionamiento de la empresa.
b. Recuerde que no es la reunión lo que hace perder tiempo sino las personas que la conduce.
c. Las reuniones no deben ser programadas por tradición muchas veces no hay razón para celebrar una reunión.
d. Preparar el Orden del Día con anticipación y distribúyalo entre aquellos que asistirán a la reunión.
e.Comience y termine a la hora prevista.

5. Mejore las Comunicaciones
a. Comunicarse de manera efectiva requiere del desarrollo de cualidades de comunicación en los campos de redacción, la lectura, la oratoria y el arte de escuchar.
b. Se ahorra mucho tiempo cuando los comunicadores son claros y comprendidos.
c. La mayoría de los gerentes tienden a hablar y no escuchar. Es escuchando como nos enteramos .que piensan y sienten las otras personas.
d. Finalice discusiones que ya cumplieron con sus objetivos.

6. Mejore los Hábitos de Trabajo
a. Establezca horas para comenzar y terminar su día de trabajo (Cúmplalas en la medida de lo posible).
b. Aproveche al máximo sus períodos de mayor energía para resolver los problemas más urgentes.
c. No malgaste su tiempo por visitas y llamadas imprevistas, enseñe a su secretaria a seleccionarlas y dirigirlas a las personas que tienen responsabilidad directa sobre la materia,
d. Planifique su día de trabajo y comuníqueselo a sus empleados y socios.
e. Es importante respetar en lo posible el “tiempo privado.

7. Delegue para Ahorrar Tiempo
a. Se mejora la efectividad y se ahorra tiempo delegando algunas tareas a sus subalternos.
b. El subalterno requerirá una autoridad acorde a la responsabilidad delegada.
c. Se debe explicar claramente los resultados que deben ser logrados y la fecha prevista para el cumplimiento de la tarea.
d. Se necesita tiempo para desarrollar subalternos capaces y bien adiestrados, pero este será compensado cuando en el futuro el subalterno libere al gerente de una parte de su carga de trabajo.
e. La falta de delegación es una de las causas principales de la pérdida de tiempo.

8. Realice una Auditoria de su Tiempo
a. Durante una semana desglose sus actividades en períodos de 15 minutos, puede alargar la auditoria hasta que vea emerger un "patrón de conducta".
b. Puede encontrarse con:
- Conversaciones prolongadas e inútiles.
- Demasiadas interrupciones imprevistas.
- Perder tiempo en ir a lugares dentro y fuera de la empresa.
- No cumplir con su plan de trabajo.

El hecho no es ahorrar el tiempo sino más bien como utilizar el tiempo ahorrando lo que produce progreso.

Solo usted podrá determinar si va gastar el tiempo o invertirlo sabiamente.

MITOS EN LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO

-Los gerentes más activos logran que se haga lo máximo.

-El gerente más eficiente es el más efectivo.

-Mientras más duro se trabaje, más se logra hacer. Trabaje con más inteligencia, no como más inclemencia.

-Una política de puertas abiertas mejora la efectividad del gerente con la gente.

-Identifica problemas es la parte fácil de la solución de problemas.

"El tiempo es su aliado, su auxiliar, su empleado. Hágalo trabajar para usted''.

EL PODER DE LA CONCENTRACION

La falta de concentración o agudeza mental es probablemente el factor más considerable para reducir la producción y afectar el empleo del tiempo.

Siempre que el gerente está preocupado y no está prestando toda su atención a lo que está ocurriendo, no tiene libertad para administrar su tiempo y está trabajando con menos energía de la que dispone, cuando hacemos cosas rutinariamente estamos bajo "control automático" y no estamos funcionando a plena capacidad; para aumentar su agudeza mental y su conciencia, la mente tiene que expandirse y activarse en forma no usual.

Algunas Sugerencias son:
- Cambiar rutinas
- Hacerse un reto que se aplique todos los días.
- Aprender una nueva destreza (instrumento musical, deporte o idioma).
- Aprender a distinguir cuando usted actúa como robot y no presta atención.
- Aprender a sacar 3 minutos sin interrupciones cada hora, durante los cuales la mente tenga tiempo para hacer castillos en el aire y refrescase.
- Sacar tiempo todas las noches para hacer una revisión del día, de comienzo a fin en imágenes mentales. Esto ayuda a descubrir los momentos en que faltó la atención.

El poder de los conocimientos y de la experiencia.

Para los jefes de hoy dirijan inteligente, tienen que aprender constantemente y manejar nueva información.

Sin los nuevos conocimientos y experiencias recientes, seguimos en la rutina, ver y experimentan nuevas ideas es algo difícil y penoso para nuestro cerebro.

Significa formar nuevas categorías, nuevas conexiones y nuevas formas de ver. Es un reto. Estamos acostumbrados a ver según la manera en que se ha aprendido a formar las actuales percepciones. Los nuevos conocimientos exigen cambios de percepción.

Sólo siendo persistentes y auto disciplinados, se pueden lograr perspicacia conocimientos y la habilidad para manejar el tiempo con mayor eficiencia.

Más habilidad para administrar el tiempo. Los buenos administradores del tiempo saben:
- Cuando iniciar un proyecto.
- Cuando suspenderlo.
- Como establecer prioridades.
- Cómo delegar.
- Cómo transmitir ideas eficientemente para no perder tiempo.
- Como decir no.
- Como manejar interrupciones.
- Como usar eficientemente las técnicas para resolver problemas.
- Como dar el tiempo, el esfuerzo y la atención convenientes a definir proyectos e ideas.
- Como manejar el cambio.
-Como tener horas libres.

RELACION ENTRE LA ENERGIA Y EL TIEMPO

La relación entre energía y tiempo es muy directa. La falta de energía disminuye la productividad. Las tareas más sencillas resultan agotadoras y la relación entre hechos y actos no parece clara para el individuo. Mientras más energía dedique el individuo al problema, mayor será la imagen, más rápida será la reacción mental y con más prontitud entrará en acción.

Si usted está tenso, y con ansiedad, no funcionará bien y no producirá para ello puede:
- Despojarse de emociones negativas
- Evite diálogos interiores que lo preocupen
- Aprenda a relajarse.
- Deje suficiente tiempo para descansar.
- Aprenda a cambiar de actividad para poder cambiar el curso que toma la energía.
- Haga ejercicios físicos que alimenten la energía.
- Aprenda a cortar el flujo de energía negativa en reuniones y contactos persona o persona.

ADMINISTRACION DEL TIEMPO

El gerente - líder debe tener la capacidad para administrar el tiempo y utilizarlo provechosamente.

El tiempo para estos tiene una relación directa con la productividad, encaminan su interés hacia el empleo directo con la productividad, encaminan su interés hacia el empleo del tiempo y la calidad del tiempo gastado, ven al tiempo de forma clara, precisa y orientada hacia la acción, pues no consiste en segundos, minutos, sino en nuestra actitud frente a las acciones en un período finito de tiempo.

Nadie puede cambiar la cantidad de tiempo que se tiene para trabajar. Sólo se puede aumentar la calidad del tiempo, su tarea como gerente no es solo utilizar mejor el tiempo, sino aprender para ayudar a la gente dependiente de usted a administrar mejor el tiempo.

Cuando tenemos una imagen clara de una situación actuamos rápida, definida, y eficientemente, con fuerza total y energía total, la rapidez con que se forme imágenes, rige la prontitud de las acciones.

Para desarrollar esta habilidad hay tres pasos que aceleran el proceso:
- Aumentar la energía disponible.
- Aumentar su agudeza mental
- Aumentar su conocimiento y experiencias.

Llévalo siempre


"Tómate tiempo para pensar,
Tómate tiempo para rezar,
Tómate tiempo para reír.
Es la fuente del poder.
El mayor poder sobre la tierra.
Es la música del alma.
Tómate tiempo para jugar
Tómate tiempo para amar y ser amado.
Tómate tiempo para dar.
Es el secreto de la perpetua juventud.
Es el privilegio que nos da Dios.
El día es demasiado corto para ser egoísta.
Tómate tiempo para leer.
Tómate tiempo para ser amable.
Tómate tiempo para trabajar,
Es la fuente de la sabiduría.
Es el camino hacia la felicidad.
Es el precio del éxito,
Tómate tiempo para hacer caridad.
Es la llave del cielo"